La Importancia de la Planeación en los Proyectos

La Importancia de la Planeación de Proyectos

La importancia de la planeación de Proyectos es un tema que toma más fuerza en los líderes y Project Managers de las instituciones, que trabajan bajo la metodología de proyectos del PMI (Project Management Institute). Así mismo, es una de las temáticas con más relevancia en las guías y libros más reconocidos en Gestión de Proyectos.

Un proyecto consta de múltiples facetas y disciplinas las cuales intervienen directa o indirectamente obligándonos desde el principio a identificar la manera correcta en que debemos organizar cada una de las actividades involucradas y su nivel de importancia.

La correcta planificación nos ayuda a establecer la prioridad de cada una de las actividades y a tener un mejor control del tiempo para ejecutar un proyecto con la calidad deseada y con éxito.

A todo este proceso se le conoce como planificación en los proyectos.

Qué ventajas tiene planear adecuadamente un proyecto

La Planeación de Proyectos busca ayudar al cumplimiento de la misión de cualquier tipo de proyecto, encontrando la forma de solucionar un problema concreto. El Director de proyectos, junto a su equipo de trabajo, requieren de técnicas y esquemas mentales que faciliten la solución de dichos problemas con el fin de garantizar la mejora continua de las actividades para los futuros nuevos proyectos.

Para el buen desarrollo del proyecto se requiere de una correcta planificación, identificando las acciones necesarias que se requieren en la ejecución apropiada de cada una de las etapas del proyecto. Dichas etapas deben ser ordenadas según su nivel de importancia, según las prioridades, las actividades que llevará a cabo cada involucrado y la distribución del tiempo para el

Planificar un proyecto,  es la definición de un curso de acción que nos llevará a solucionar un problema. Es una serie de actividades que conducen a lo que debemos realizar para obtener una finalidad que es el resultado del proyecto en si. Planificar es decidir lo que de debe hacer para alcanzar las metas que se establecieron enfrentando condiciones y restricciones de tiempo y de recursos.

La planificación de proyectos es sistemática,  flexible  y disciplinada, cumpliendo controles como el tiempo y las revisiones constantes.

Planeación de Proyectos  y el Papel del director en el Proceso 

El director de proyectos es la persona más importante en la planificación adecuada del proyecto. Este líder debe participar desde que nace el proceso de planeación hasta su ejecución. El director de proyectos entiende del proceso iterativo que tiene la planeación y esta debe permear el proyecto durante todo el ciclo de vida del proyecto. 

Por qué es importante la Planeación de Proyectos

• Las actividades y trabajos a realizar pueden ser programados con anterioridad su se comprenden adecuadamente antes de empezar el proyecto. De esta manera, se facilita la organización y asignación de los recursos con los cuales el proyecto dispone para alcanzar los objetivos.
• Al no comprender las tareas previamente, aumenta la probabilidad que durante la ejecución, se generen cambios en lso recursos asignados, lo cual puede aumentar los costos de desarrollo del proyecto.
• Un proyecto que no se planifica genera incertidumbre que conduce a una mayor cantidad de información que deberá ser procesada para asegurar una realización efectiva de la misma.

Si trabajamos sin planificar los proyectos generaremos desorganización en la ejecución del proyecto, produciendo descontrol en las contingencias que pueden surgir. Las consecuencias de la falta de planificación pueden ocasionar resultados catastróficos para la organización, tales como:

• Empezar un proyecto sin identificar los requerimientos que el cliente o usuario espera, generando inconformismo en las expectativas y necesidades. Esto conlleva a que el proyecto no finalice con éxito. 
• La falta de planeación del proyecto puede ocasionar un equipo de trabajo desmotivado y desilusionado al no generar un producto satisfactorio para las partes interesadas. 
• Dificultad e incapacidad para afrontar los imprevistos que pueden surgir durante la ejecución del proyecto.
• Malestar  y mala comunicación entre los integrantes del proyecto al querer encontrar un culpable de los resultados negativos que provienen de la falta de planificación del proyecto. Así mismo, se puede caer en el castigo injusto a un integrante del proyecto.
• Reconocimiento de quienes no participaron en los resultados positivos que se puedan obtener.
• Imagen negativa del equipo por falta de planeación. Esto afectará la obtención de nuevos proyectos para ejecutar.

Resumen de las razones para la Planeación de Proyectos.

• La planeación elimina o reduce la incertidumbre
• La planeación mejora la eficiencia de las operaciones
• La planeación permite una mejor compresión de los objetivos
• La planeación permite obtener un monitoreo y mejor control del desarrollo del trabajo.

Observa este Video que te ayudará a entender correctamente la planeación de proyectos y sus componentes o elementos.

¿Por qué debemos realizar una buena planificación para nuestros proyectos?

La respuesta es muy sencilla. Utilizar una buena planificación para nuestros proyectos es la clave para una correcta ejecución de las distintas fases del proyecto.

Entonces, cuando hablamos de planificar podemos decir que se trata de el conjunto de acciones para establecer cada una de las actividades a realizar con el fin de lograr los objetivos planteados.

¿Qué se entiende por planificar en el ámbito de las organizaciones?

En este ámbito, el termino “planificar” se puede interpretar como la acción de seleccionar una serie de objetivos empresariales y establecer los procedimientos, programas y por supuesto las políticas necesarias las cuales harán posible lograr nuestros objetivos organizacionales y por supuesto llevar a feliz término nuestro proyecto empresarial.

¿Cómo debe ser una buena planificación de proyectos?

Una buena planificación de proyectos debe poseer tres características fundamentales:

– Debe ser sistemática
– Flexible
– Disciplinada

El director de proyectos será quien lidere todo el proceso de planificación de los proyectos. Es de suma importancia su experiencia en cada una de las etapas del proyecto, desde su concepción hasta la ejecución del mismo.

Los directores de proyectos que han realizado su trabajo con éxito comprenden que la planificación es un proceso interactivo que se debe desarrollar durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Es muy importante la planificación en torno al proyecto y a sus elementos, debido a que:

– Si se logra la comprensión adecuada de las tareas antes de realizar el trabajo, éstas pueden ser pre-programadas. Esto facilita la adecuada organización a la hora de asignar los recursos disponibles de una manera óptima. Siempre limitados para poder alcanzar los objetivos planteados.

– Si no logramos comprender las tareas, durante el proceso de ejecución surgirán cambios inesperados en la asignación de recursos, programas y por supuesto prioridades de la empresa.

– Mientras más grande sea la incertidumbre con respecto a las tareas mayor será la cantidad de información que se tendrá que procesar para asegurar su realización efectiva

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